Pengalaman Mengajukan Visa Schengen (Belanda) di VFS Global Surabaya (Mei 2017)

Europe, wait me! (Sumber : Disini)

Setelah kemarin sempat menulis Cara Mengajukan Visa China di Surabaya, pada kesempatan ini aku akan berbagi pengalamanku kembali mengurus Visa Schengen di VFS Global Belanda Surabaya. Sebelum mengajukan Visa Schengen ini, aku sering searching informasi di google dan mendapati postingan blogger yang menceritakan pengalamannya apply visa itu sangat-sangat membantu. Jadi lewat postingan ini aku ingin balas budi, supaya bisa membantu teman-teman lainnya yang mau mengajukan Visa Schengen juga.

Mendapatkan Visa Schengen mungkin adalah salah satu hal yang paling membahagiakan untukku. Karena inilah pertama kali aku akan ke Eropa dan bisa backpackeran di luar Asia. Meskipun sampai detik ini belum beli tiket (karena hampir semua harga tiket melambung tinggi dikarenakan waktu keberangkatanku mendekati waktu lebaran), belum booking bus, pesawat, selama disana, ditambah sedikit masalah terjadi sewaktu aku akan refund tiketku Kuala Lumpur - Moscow - Kuala Lumpur via Traveloka, tapi aku memandang semuanya dengan optimis.

Aku mengajukan Visa Schengen via VFS Global Surabaya (perwakilan Belanda, Belgia dan Luksemburg) yang beralamat di Lantai 15 R.1506 Garaha Pena Surabaya. Lokasi Graha Pena sendiri berada di Jalan Ahmad Yani No 88, cukup dekat dari Terminal Bungurasih (naik gojek pakai Gopay cuma Rp 6000). Alasan klasik mengajukan di VFS Global Belanda Surabaya, selain karena aku memang mau mengunjungi Belanda, juga karena aku malas ke Jakarta. Karena domisiliku di Surabaya Pusat, aku cukup naik motor saja ke Gedung Graha Pena (daripada naik kereta atau pesawat ke Jakarta kan, mehooong hehehe).

Jadi langkah pertama yang harus teman lakukan untuk mencari update/informasi terbaru mengenai ketentuan visa, persyaratan lengkap visa, biaya pembuatan visa, hari kerja, hari libur, jam penyerahan aplikasi/pengambilan paspor, maka teman harus menuju ke situs resmi VFS Global Surabaya disini.

Jika teman sudah masuk ke website resmi VFS Global, maka tampilan diatas adalah tampilan yang akan muncul. Terdapat tiga langkah sederhana untuk pengajuan visa ke Belanda yakni 1) Mengetahui Tipe Visa Anda 2) Cara Mengajukan Aplikasi Visa dan 3) Setelah Pengajuan Aplikasi Visa.

1) Mengetahui Tipe Visa Anda

• Jika Anda ingin mengunjungi Belanda untuk waktu yang singkat, Anda harus memperoleh visa untuk masuk jika Anda datang dari negara dengan persyaratan visa untuk datang ke Belanda.
• Visa biasanya memberi Anda hak untuk tinggal di seluruh wilayah Schengen. Negara-negara Schengen adalah: Austria, Belgia, Republik Ceko, Denmark, Estonia, Finlandia, Perancis, Jerman, Yunani, Hungaria, Islandia, Italia, Latvia, Lithuania, Luksemburg, Malta, Belanda, Norwegia, Polandia, Portugal, Slovakia, Slovenia, Spanyol, Swedia dan Swiss. Visa dapat memberikan Anda hak untuk menghabiskan maksimal 90 hari per 6 bulan di wilayah Schengen.
• Semua aplikasi visa harus ditandatangani oleh pemohon yang bersangkutan.
• Semua bagan dalam formulir aplikasi harus diisi dengan benar, formulir yang tidak lengkap dapat membuat proses berjalan lebih lambat bahkan penolakan.
• Kedutaan berhak untuk meminta dokumen serta informasi tambahan saat memproses aplikasi.
• Warga negara Non-Indonesia harus tinggal secara legal di Indonesia, baik atas dasar visa untuk Indonesia atau ijin kerja / tinggal yang sah di Indonesia.
• Paspor harus berlaku minimal 3 bulan setelah berakhirnya visa.
• Huruf berwarna biru adalah ketentuan umum yang ada di website VFS Global Surabaya. Jadi tipe visa ke Belanda itu ada beberapa seperti:
• Visa Turis (yang akan saya jabarkan di postingan ini), 
• Visa Undangan (keluarga/teman), 
• Visa Pelaut, 
• Visa Bisnis, 
• Transit Bandara, 
• Kerabat Uni Eropa, 
• Visa Studi Jangka Pendek, 
• serta Visa Kunjungan Resmi. 

2) Cara Mengajukan Aplikasi Visa

Langkah 1

Aplikasi-aplikasi visa untuk negara Belanda, Belgia dan Luxembourg diterima di Pusat Aplikasi Visa negeri Belanda. Mohon menjadwalkan perjanjian kepada pusat aplikasi visa sebelum melakukan penyerahan.

Buat janji temu untuk menyerahkan dokumen aplikasi di Pusat Aplikasi Visa (Wajib). Anda Wajib membuat janji temu terlebih dahulu sebelum melakukan aplikasi . Pelayanan ini tidak dikenakan biaya akan tetapi tergantung dari ketersediaan tempat. Untuk membuat perjanjian, silahkan klik di sini

Untuk informasi lebih lengkap mengenai pembuatan Janji Temu, mohon klik di sini.

Langkah 2

Sebelum aplikasi mohon memastikan anda sudah jelas sekali ‘maksud kunjungan’ anda – ingatlah kami ada untuk membantu dan menolong anda melalui proses aplikasi visa secara keseluruhan tetapi tidak diizinkan untuk memberi advis atau memandu anda mengenai pemilihan kategori visa. Karena pekerjaan utama kami adalah bersifat administratif kami tidak mempunyai hak apa pun apakah anda akan diberi visa dan berapa lama diperlukan untuk memproses aplikasi anda karena hal itu secara keseluruhan merupakan prerogatif Kedutaan atau Konsulat.

Langkah 3

Mohon ke link “Jenis-Jenis Visa” untuk mengerti rincian berbagai macam visa.

Langkah 4

Mohon pastikan anda telah membaca pemberitahuan-pemberitahuan peraturan keamanan sebelum anda mengunjungi Pusat Aplikasi Visa. Mohon dicatat: direkomendasikan untuk menyerahkan aplikasi jauh sebelum tanggal kepergian yang diperkirakan. Semua pemohon visa direkomendasikan untuk mengkonfirmasi rencana perjalanan mereka hanya setelah memperoleh visa.

Diperlukan secara rata-rata 15 hari kalender untuk memutuskan permohonan aplikasi-aplikasi visa. Mungkin akan ada penangguhan sesuai dengan musim dan jenis visa.

Mohon dicatat: Setelah aplikasi untuk Visa, pemohon tidak dapat meminjam paspor mereka dari Kedutaan.

Juga mohon merencanakan kepergian lain anda HANYA setelah menerima kembali paspor anda dari Kedutaan.

Huruf berwarna biru adalah ketentuan umum cara mengajukan aplikasi visa yang ada di website VFS Global Surabaya, sedangkan huruf hitam adalah apa yang saya lakukan dan siapkan berdasarkan syarat tersebut. Sekarang mari kita rincikan langkah demi langkah sesuai dengan yang saya lakukan pada Mei 2017 lalu.

A. Sebelum melakukan Langkah 1, membuat janji temu dengan VFS Global Belanda Surabaya, maka pemohon harus menyiapkan persyaratan-persyaratan Visa Schengen terlebih dahulu. Syarat lengkapnya bisa dilihat disini. Daftar syarat tersebut berbentuk PDF, dan daftar itu pula yang akan digunakan oleh petugas VFS untuk mengecek kelengkapan pemohon. Di bawah ini adalah dokumen-dokumen yang kupersiapkan sebelum membuat janji temu:

PERSYARATAN VISA SCHENGEN VIA BELANDA (Mei 2017):

1. Formulir Pengajuan Visa Schengen yang sudah diisi lengkap dan ditandatangani. Formulir aplikasi Schengen bisa didownload disini.

2. Paspor asli dengan masa berlaku minimal 3 bulan, tapi untuk jaga-jaga sebaiknya masa berlaku paspor minimal 6 bulan. Hal itu dikarenakan penerbangan ke Eropa pasti akan transit (entah di Kuala Lumpur, Singapura, Doha, Abu Dhabi, Istanbul, dll), sehingga untuk menghindari penolakan penerbangan. Kemudian paspor anda harus setidaknya mempunyai 2 halaman kosong, 1 halaman untuk stiker visa, 1 halaman untuk cap ketibaan/kepergian.

Aturan untuk paspor menurut Kedutaan Belanda adalah sebagai berikut:

> Paspor atau dokumen travel anda harus valid setidaknya 3 bulan sejak tanggal anda meninggalkan Area Schengen.

> Paspor atau dokumen travel anda setidaknya harus mempunyai 2 halaman kosong.

> Paspor atau dokumen travel anda tidak boleh dikeluarkan lebih dari 10 tahun yang lalu.

Paspor asli tersebut harus dilengkapi dengan:

> Fotocopi halaman detail informasi pribadi (halaman depan paspor)

> Fotocopi Visa-visa sebelumnya yang pernah dipunyai dari semua cap masuk/cap keluar (saya fotocopi semua visa dan cap masuk di semua halaman paspor saya)

> Fotocopy Halaman detail informasi pribadi paspor yang pernah dimiliki sebelumnya beserta visa-visanya

3. Jika anda mengajukan Visa Schengen untuk anak anda yang akan traveling sendiri atau hanya ditemani dengan 1 orangtua, mohon untuk menambahkan dokumen berikut ini (saya langsung copi dari Bahasa Inggrisnya supaya tidak membuat perbedaan pemahaman.Jika anda akan traveling sendiri/traveling dengan teman/traveling dengan anak dan suami/istri anda, maka tahap ini dapat dilewati.

> An extract of the minor’s birth certificate. 

> An identity document bearing the parents’ signature (1document for each parent).

> A declaration of consent from both parents, stating that the minor can travel.

> If relevant: a court judgement stating which parent has been allocated parental responsibility for the minor. 

> If relevant: a declaration from the minor’s school consenting to his/her absence.

4. Bukti Tempat Tinggal Resmi

> Evidence of legal residence in the country you are applying from, e.g. a passport, visa or residence permit and a copy. Residence permit should be valid for at least 3 months after departure from Schengen.

> Work permit (if applicable).

Aku cukup bingung pada tahap ini, bagi WNI maksudnya KTP , KK dan Akta Lahir. Jadi aku memberikan fotocopi ketiganya dan translate Bahasa Inggrisnya yang kubuat sendiri (tidak perlu penerjemah tersumpah - Mei 2017). Contoh Translate KTP, KK dan Akta Lahir bisa didownload di bawah ini:

Terjemahan KTP dan KK

Terjemahan Akta Lahir

5. Foto 3,5 x 4,5 cm yang memenuhi persyaratan foto Kedutaan Belanda. Foto ini tidak boleh diambil lebih dari 6 bulan yang lalu dan harus jelas. Ketentuan foto lebih lanjut silahkan dilihat disini. Background foto putih. Saran saya, fotolah di studio foto yang mempunyai nama ternama. Dijamin foto tidak akan salah. Bilang saja untuk pengajuan Visa Schengen.

5. BUKTI PERJALANAN

> Itinerary Travel (Reservasi perjalanan menuju dan meninggalkan Area Schengen atas nama anda, bukan tiket). Maksudnya adalah reservasi tiket pesawat menuju dan meninggalkan area Schengen. Reservasi tiket pesawat gratis bisa dilakukan sendiri via website Turkish Airline atau KLM. Reservasi ini sebaiknya jangan dibayar dahulu, tetapi menunggu keputusan visa keluar atau tidak. Hal yang menjadi perhatian, karena saya apply melalui Kedutaan Besar Belanda, maka supaya lebih meyakinkan saya buat reservasi tiket pesawat saya Jakarta - Amsterdam - Jakarta menggunakan Turkish Airline. Keuntungan membuat reservasi di Turkish Airline adalah, reservasi tersebut bisa bertahan selama seminggu. Jadi cukuplah waktunya sampai berkas kita diterima oleh Pejabat di Kedutaan Belanda. Tips lainnya, sebaiknya reservasi tersebut penerbangannya berasal dari Indonesia, jangan Malaysia atau Singapura.

Contoh tiket hasil reservasi di website Turkish Airline yang kubawa ke VFS Global.

>Itinerary/rencana perjalanan. Karena mengajukan visa di Kedutaan Belanda, maka Belanda haruslah negara yang pertama kali anda kunjungi atau paling lama anda kunjungi. Contoh itinerary yang kumasukkan ke dalam aplikasiku adalah sebagai berikut:

> Dokumen-dokumen yang membuktikan bahwa kunjungan anda adalah untuk tujuan turisme. Selain reservasi tiket pesawat, itinerary perjalanan, reservasi hotel, asuransi kesehatan, saya juga menyertakan surat izin dari atasan saya yang menyatakan bahwa saya bepergian untuk traveling ke Eropa dari tanggal 23 Juni sd 4 Juli dan akan kembali bekerja setelah pulang dari Eropa.

Contoh surat keterangan kerja dan surat izin dari atasan yang kubawa ke VFS Global.

> Reservasi penginapan/hotel selama durasi kunjungan. Ini sangat mudah, kunjungi saja booking.com dan booking saja hotel yang bisa dibatalkan gratis (free cancellation). Hal yang harus diperhatikan, bookingan tersebut jangan terburu-buru dibatalkan setelah aplikasi diserahkan ke VFS. Batalkan setelah keputusan visa anda keluar.

> Surat Pernyataan dari Bank tentang Transaksi Rekening 3 bulan terakhir (dalam Bahasa Inggris)

Karena status saya pegawai pemerintahan, maka saya menggunakan Rekening Bank Jatim. Sewaktu saya meminta pernyataan transaksi 3 bulan terakhir, mereka hanya memberikan surat pernyataan yang menyatakan bahwa rekening saya aktif, tidak ada kata-kata jumlah uang di debet terakhir. Akhirnya saya memberikan surat pernyataan tersebut ditambahkan fotocopi buku tabungan 3 bulan terakhir. Waktu itu itinerary saya 12 hari, dan jumlah uang di rekening sekitar Rp 63 juta.

> Jika anda pekerja, surat pernyataan dari atasan anda yang menyatakan waktu absen anda. 

Ini mudah, anda hanya perlu meminta surat pernyataan bekerja dari kantor anda, ditandatangan oleh Manajer/HRD/Sekretaris Dinas (untuk yang bekerja di Kantor Pemerintahan). Jangan lupa diberi cap. Contoh punya saya seperti ini:

> Dokumen-dokumen yang membuktikan bahwa anda akan kembali ke negara anda setelah perjalanan selesai.

Contohnya (dari website VFS):

• A recent declaration from your employer, an employment contract or other information proving you are employed in your country of origin. 

• A document proving you are in education or training in your country of origin. 

• A document proving your children attend school in your country of origin. 

• A document proving you have a home or other immovable property in your country of origin. 

• A document proving you are a caregiver in your country of origin

.

Kalau saya, ini saya satu paketkan dengan surat pernyataan dari kantor seperti format diatas. Karena di surat pernyataan kantor diatas sudah saya sebutkan bahwa saya adalah pegawai kantor saya dan akan kembali ke Indonesia setelah menyelesaikan perjalanan saya.

6. BUKTI ASURANSI KESEHATAN

Bukti asuransi kesehatan ini mencakup dokumen resmi dari penjamin asuransi anda yang membuktikan bahwa:

a. Ketentuan tentang asuransi kesehatan tertulis atas nama anda.

b. Asuransi ada valid digunakan di Area Schengen selama durasi kunjungan anda.

c. Tanggungan uang kesehatan yang bisa diklaim setidaknya 30.000 euro, termasuk perawatan rumah sakit, penanganan keadaan darurat dan termasuk pemulangan (termasuk kematian).

Untuk asuransi kesehatan, kemarin aku memakai asuransi AXA Gold dengan tanggungan maksimal Rp 3.000.000.000. Kebetulan dapat pas promo cuma Rp 130.000 untuk setahun. Satu tips untuk asuransi, jika membeli online dan mendapatkan konfirmasi dan asuransinya via email, yang diprint dan dibawa ke VFS Global jangan hanya halaman iktisar polis dan konfirmasi polis saja ya, tapi termasuk rincian tabel biaya santunan dan yang halaman yang menyatakan jumlah maksimal tanggungan.

7. VISA

Visa, Izin tinggal atau paspor yang memberi anda izin masuk ke tujuan akhir anda setelah mengunjungi Area Schengen.

Karena tujuan akhirku adalah negara tercinta, Indonesia, maka ya cuma butuh paspor itu sendiri. 

8. PEMBAYARAN

Pembayaran biaya visa pada saat mengajukan aplikasi.

Sewaktu aku mengajukan Mei 2017 kemarin, biayanya sebesar Rp 1.200.000, meliputi 60 euro untuk biaya visa itu sendiri dan sisanya untuk biaya pemrosesan VFS. Jika menambah pemberitahuan sms, menambah Rp 20.000.

B. Setelah mempersiapkan persyaratan seperti diatas dan membuat janji temu disini, saya datang pada waktu perjanjian yang telah ditentukan (17 Mei 2017) dengan membawa syarat-syarat ke VFS Global Belanda Surabaya. VFS Global Belanda Surabaya di Lantai 15 R.1506 Garaha Pena Surabaya. Lokasi Graha Pena sendiri berada di Jalan Ahmad Yani No 88. Untuk parkir motor berada di sebelah barat KFC.

C. Begitu masuk Gedung Graha Pena, saya langsung naik ke Lantai 15 dan menuju kantor VFS Global. Saat masuk ke dalam, seorang satpam wanita yang sangat ramah langsung menyapa saya dan menanyakan lembar konfirmasi janji temu saya. Setelahnya dilakukan pemeriksaan badan singkat dan isi tas. Dari sini, HP harus dinonaktifkan dan dilarang memotret di dalam.

D. Masuk ke dalam ruangan VFS, di dalam sudah menunggu beberapa orang yang akan mengajukan Visa Schengen juga. Berdebar rasanya hati ini, sekaligus senang. Waah, akhirnya ane bisa juga mengajukan visa ini setelah sekian lama hanya bermimpi hehe. Akhirnya satpam yang lain, yang tidak kalah ramah juga, memanggil saya kemudian meminta lembar konfirmasi janji temu saya untuk digantikan dengan nomor urut dan secarik kertas.

E. Setelah menunggu sejenak, akhirnya nama saya dipanggil oleh Mbak VFS. Saya langsung menyerahkan berkas-berkas persyaratan yang sudah saya siapkan. Mbak VFS dengan sigap memeriksa berkas saya dengan sangat ramah.

Mbak VFS : "Ini asuransinya asli ya?"

Saya : " Iya asli mbak. Saya beli online dan dapat soft copinya."

Mbak VFS : " Pergi sendiri atau sama teman?"

Saya : "Sama teman mbak, ini sebelah saya." (dan akhirnya teman saya ini membatalkan perjalanan sehingga saya terpaksa solo traveling huhu)

Sembari bertanya, Mbak VFS terus menegtik-ngetik informasi di PCnya. Dan ane lega setengah mati saat dia mencetak lembar konfirmasi permohonan. Berarti lengkap sudah syarat ane, nggak perlu bolak-balik untuk melengkapi syarat. Setelah membayar Rp 1.220.000, saya menunggu kembali di bangku untuk menunggu pengumpulan data biometrik.

F. Menunggu beberapa saat. akhirnya saya dipanggil oleh seorang Bapak untuk pengumpulan data biometrik (foto dan cap jari). Saat masuk ke ruangannya tiba-tiba tegang juga ya hehehe, takutnya ane diwawancara macam-macam dan kalau jawabnya gugup maka aplikasi bisa ditolak. Tapi ternyata disini ane cuma ditanya tanggal lahir aja, kemudian foto dan cap jari. Selesai. Gitu doank.

G. Tahap F merupakan tahapan terakhir dalam pengajuan Visa Schengen di VFS Global Surabaya. Setelah ini tinggal tahap penantian, apakah Visa Schengenku diterima atau ditolak? Hanya Kedutaan Belanda yang tahu... Hehehehe...Waktu pemrosesan sekitar 2 minggu, cukup lama karena paspor dan aplikasi kita akan dikirimkan ke Kuala Lumpur dahulu.

UPDATE:

18 Mei 2017

Email dari VFS Global

31 Mei 2017

Email dari VFS Global

2 Juni 2017

Yeaaaaahhhh... Visa Schengeku granted. Thank you GOD.....! Dikasih 3 bulan kurang.... rencana perjalanan yang kutulis di aplikasi 24 Juni 2017 sd 4 Juli 2017, diberi visa dari 22 Juni 2017 sd 6 Agustus 2017. Lumayanlah!